Guide

Guide de l'organisateur

À vous, l'organisateur, et à toute personne de votre équipe à qui vous donnez accès au panel de gestion de vos événements. Ce panel est l'endroit où vous créez vos événements, suivez vos ventes, contrôlez l'entrée le jour J et gérez votre équipe.

Selon le rôle qui vous a été attribué, vous ne verrez pas forcément toutes les pages décrites ici — voir la section Équipe et rôles. Si vous êtes le titulaire du compte, vous avez accès à tout, automatiquement.

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Page de connexion du panel Organisateur — Connexion au panel Organisateur

Tableau de bord du panel Organisateur — Le tableau de bord, juste après connexion

1. Le tableau de bord

C'est la première page que vous voyez en vous connectant. Elle donne une vue d'ensemble de votre activité, avec deux filtres en haut de page qui pilotent tout le reste de l'écran : une période (7 derniers jours, 30 jours, 90 jours, mois en cours, année en cours, ou une période personnalisée) et un événement précis, ou « Tous les événements ».

Selon vos droits, vous y trouvez :

Indicateurs généraux : chiffre d'affaires, commandes payées, billets vendus en ligne, billets papier émis, personnes attendues, nombre d'événements (avec votre quota du moment).
Évolution du chiffre d'affaires : un graphique sur la période choisie, exportable en PDF ou en Excel.
Check-in en temps réel : les événements du jour (billets vendus en ligne / papier, personnes entrées, taux de contrôle), rafraîchi toutes les 15 secondes.
Mon activité de scan : si vous scannez vous-même, vos scans, entrées accordées ou refusées, et vos événements confiés.

Deux boutons pratiques en haut de page, quand ils s'appliquent : Scanner un billet (raccourci vers la page de scan) et Application mobile (lien de téléchargement, si une version a été publiée).

Alertes de quota. Votre abonnement fixe des limites (événements, billets vendus, agents de scan, stockage). Dès qu'une limite approche à 80 %, toute personne ayant le droit de gérer l'équipe reçoit un e-mail et une notification — une fois par semaine et par limite. Une limite atteinte bloque la création correspondante jusqu'à faire de la place ou changer de plan.

2. Vos événements

2.1 La liste des événements

Menu Événements › Événements. Vous y voyez tous vos événements avec un bandeau de chiffres en tête (publiés, brouillons, à venir, billets émis tous canaux confondus), et vous pouvez filtrer par période, statut ou visibilité, ou chercher par titre/ville.

Liste des événements avec bandeau de statistiques — Liste des événements

2.2 Créer ou modifier un événement

Un événement se décrit par :

Informations générales : titre (l'adresse web se génère automatiquement), catégorie, statut (Brouillon / Publié / Annulé / Terminé), description, bannière.
Présentation de la page : trois modèles visuels (Minimaliste, Classique, Immersif), une couleur d'accent, une image de couverture dédiée — sans toucher au contenu.
Visibilité : Public (catalogue et moteurs de recherche) ou Privé (accessible uniquement par un lien secret). Dépend de votre plan.
Dates, lieu, ville, capacité.
Compte de paiement : par défaut celui de votre compte, ou un autre spécifique à cet événement.

Un événement privé affiche un lien à partager, que vous pouvez régénérer à tout moment en un clic — l'ancien lien cesse alors immédiatement de fonctionner. Utile si le lien a circulé plus loin que prévu.

Bloc de présentation avec les trois modèles Minimaliste, Immersif, Classique — Les trois modèles de présentation

2.3 Types de billets

Dans la fiche de l'événement, onglet Types de tickets : nom, catégorie (Standard / VIP / Premium / Gratuit), prix, devise, quantité en vente en ligne (indépendante des billets papier), quantité réservée au papier, et le nombre de personnes qu'un même billet fait entrer (pass couple ou famille).

2.4 Sponsors

Menu Événements › Sponsors. Créez vos sponsors une fois (nom, niveau Or/Argent/Bronze, site web, logo), puis attachez-les depuis la fiche de l'événement, onglet Sponsors.

2.5 Catégories

Menu Événements › Catégories. Elles filtrent le catalogue public ; une catégorie n'apparaît côté visiteur que si un événement publié la porte.

2.6 Vue d'ensemble d'un événement

Depuis la liste, bouton Vue d'ensemble : un écran pensé pour un téléphone, le soir d'un événement — statistiques, agents affectés et leurs scans, derniers lots papier, dernières commandes et derniers scans. Boutons directs vers Modifier, Voir les clients et Voir la page publique.

Page Vue d'ensemble d'un événement — Vue d'ensemble d'un événement

2.7 Les clients d'un événement

Depuis la Vue d'ensemble, bouton Voir les clients (nécessite en plus le droit de gérer les commandes). Une ligne par client — regroupée par e-mail — avec nom, e-mail, téléphone, nombre de commandes, montant total payé. Filtrable, exportable en PDF, Excel ou CSV.

Page Clients d'un événement — Les clients d'un événement

2.8 Billets papier

Bouton Générer des billets papier depuis la liste des événements. Choisissez l'événement, le type de billet, la quantité, le format d'archive. La génération se fait en tâche de fond ; téléchargez l'archive depuis Ventes › Billets papier.

Si des billets papier n'ont pas encore été distribués et que vous suspectez un souci de sécurité, l'action Renuméroter les codes produit de nouveaux QR et invalide immédiatement les anciens — à réserver aux lots non distribués.

3. Ventes

3.1 Commandes

Menu Ventes › Commandes. Chaque commande vient du parcours d'achat public. Référence, événement, client, montant, statut (En attente / Payée / Annulée / Remboursée), filtrable et cherchable.

Liste des commandes avec bandeau de statistiques — Liste des commandes

Sur chaque commande, selon son statut :

Marquer comme payée — pour une commande en attente.
Renvoyer les billets — si l'envoi automatique a échoué, sans régénérer de nouveaux billets.
Annuler — motif facultatif, peut être désactivé pour tout le compte (voir Politique de commandes).
Rembourser — motif facultatif. Le versement réel de l'argent se fait toujours en dehors de la plateforme.

3.2 Tickets

Menu Ventes › Tickets. Réunit tous les billets — vendus en ligne et papier. Vous pouvez transférer un billet à une autre personne (uniquement en ligne, encore valide, si le transfert est autorisé). Le nouveau titulaire reçoit son propre billet par e-mail ; l'ancien devient invalide.

Un client ne peut jamais transférer son billet lui-même : c'est systématiquement vous, depuis cet écran, qui effectuez l'opération à sa demande.

3.3 Coupons de réduction

Menu Ventes › Coupons. Code, événement ciblé (ou tous), type de réduction (pourcentage ou montant fixe), période de validité, nombre d'utilisations maximum. Un même e-mail ne peut pas utiliser deux fois le même coupon.

3.4 Billets papier — le suivi des lots

Menu Ventes › Billets papier (lecture seule). Vous y téléchargez l'archive d'un lot prêt, ou renumérotez ses codes si besoin.

4. Contrôle d'accès (check-in)

4.1 Scanner un billet

Menu Check-in › Scanner. Lecture du QR code à la caméra, ou saisie manuelle en repli. L'événement contrôlé est déduit automatiquement de vos droits (un sélecteur apparaît si vous en avez plusieurs).

Le verdict s'affiche en plein écran, avec une couleur, un pictogramme et un mot — jamais la couleur seule :

Verdict	Sens
Entrée autorisée	Le billet est valide, la personne peut entrer.
Déjà scanné	Ce billet a déjà servi.
Trop tôt	Le contrôle n'ouvre que le jour de l'événement : réessayez le jour J.
Billet annulé	Refusez l'entrée.
Code inconnu	Ce code ne correspond à aucun billet.
Autre événement	Le billet existe, mais pour un autre événement.

Verdict Autre événement — Autre événement

Si un billet fait entrer plusieurs personnes (pass couple/famille), le nombre s'affiche en très grand à côté du verdict.

Pour toute personne qui scanne régulièrement à la porte, préférez l'application mobile dédiée : plus rapide, et pensée pour un usage debout, dans la file d'attente.

4.2 Agents de scan

Menu Check-in › Agents de scan. Un agent est un membre de votre équipe (droit de scanner via son rôle) à qui vous confiez un ou plusieurs événements précis — sans événement confié, il ne peut rien scanner.

Formulaire de création d'un agent de scan — Créer un agent de scan

4.3 Logs de check-in

Menu Check-in › Logs de check-in (lecture seule). L'historique complet de chaque tentative de scan : date, événement, code, agent, résultat.

5. Comptes de paiement

Menu Paiements › Comptes de paiement. C'est ici que vous connectez le moyen par lequel vos clients vous paient (CinetPay, FedaPay, Kkiapay ou FeexPay) — l'argent va directement de l'acheteur à votre compte, la plateforme ne l'encaisse jamais.

Pour chaque compte : un libellé, le statut par défaut, actif ou non, les identifiants API propres au prestataire (vos secrets existants ne se réaffichent jamais en clair), et l'URL de webhook à copier chez le prestataire.

Sans le secret de webhook renseigné, aucune commande ne peut être confirmée payée automatiquement. La colonne « Webhook prêt » vous avertit si quelque chose manque.

6. Facturation de votre abonnement

Menu Facturation › Factures — visible uniquement par le titulaire du compte. Les factures sont émises automatiquement selon votre plan.

Pour une facture émise : bouton Payer, qui vous redirige vers le moyen de paiement configuré par la plateforme pour régler votre abonnement.

Une facture restée impayée au-delà du délai de grâce peut entraîner la suspension de votre accès.

Le changement de plan n'est pas géré depuis cet écran ; contactez l'assistance si vous souhaitez faire évoluer votre abonnement.

7. Équipe et rôles

7.1 Membres de l'équipe

Menu Équipe › Membres de l'équipe. Invitez une personne par son nom et son e-mail, en lui attribuant un rôle — elle reçoit un e-mail pour choisir son mot de passe.

Liste des membres de l'équipe avec leurs rôles — Membres de l'équipe

7.2 Rôles

Menu Équipe › Rôles. Un rôle est un ensemble de droits parmi sept :

Droit	Ce qu'il permet
Gérer les événements	Créer/modifier événements, catégories, sponsors, types de billets, coupons, billets papier
Gérer les commandes	Commandes, tickets, page « Clients » d'un événement
Gérer les paiements	Comptes de paiement (CinetPay, FedaPay…)
Gérer les agents de scan	Désigner qui peut scanner, et pour quels événements
Scanner à l'entrée	Utiliser la page ou l'application de scan
Consulter les logs de check-in	Lire l'historique des scans
Gérer l'équipe	Membres, rôles, journal d'audit, politique de commandes

Le rôle Owner (créé automatiquement à l'inscription) a tous les droits et ne peut être ni modifié ni supprimé. Vous pouvez créer autant d'autres rôles que nécessaire.

7.3 Journal d'audit

Menu Équipe › Journal d'audit (lecture seule). La trace de chaque création, modification ou suppression significative — qui a fait quoi, et quand.

7.4 Politique de commandes

Menu Équipe › Politique de commandes. Trois interrupteurs qui s'appliquent à l'ensemble de votre compte :

Autoriser l'annulation de commandes
Autoriser le remboursement de commandes
Autoriser le transfert de billets

Dans tous les cas, le client ne peut jamais effectuer ces actions lui-même — elles passent toujours par vous.

8. Assistance

Menu Assistance. Ouvert à tous les membres de votre équipe, sans droit particulier requis. Décrivez votre sujet, une catégorie, une priorité (« Urgente » réservée à un problème pendant un événement en cours), un message et, si besoin, des pièces jointes.

Écran Assistance du panel Organisateur — Assistance

Chaque membre voit ses propres demandes ; seul le titulaire du compte voit toutes celles de son organisation.

Pour la partie visible par vos clients, voir le Guide du client. Pour le contrôle d'accès en détail (application mobile comprise), voir le Guide de l'agent de scan.